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30 marzo 2020

7 consigli per aumentare la produttività sul lavoro in Smart Working ed evitare il burnout

La flessibilità intrinseca dello Smart Working si riflette nella ricerca di quelle condizioni, in termini di ambienti e abitudini, in grado di favorire una maggiore produttività ed evitare di raggiungere la condizione di burnout.

Ci sono persone che possono essere più produttive al mattino, mentre altri danno il meglio di sé a fine giornata; c’è chi per concentrarsi ha bisogno di silenzio, altri invece sono in grado di lavorare con della musica di sottofondo. Capire quindi quali sono le condizioni ottimali per lavorare al meglio è fondamentale. Quali sono le condizioni ambientali e di lavoro che ci permettono di essere più produttivi e di dare il meglio di noi stessi senza però ricadere nel cosiddetto “stress lavorativo”? Di seguito riportiamo alcuni spunti da cui partire.

Come essere più produttivi sul lavoro

  1. Impara a conoscere te stesso. Ognuno di noi è caratterizzato da una sorta di orologio interno, chiamato ritmo circadiano, che scandisce tempi differenti rispetto agli altri. A seconda di come funziona il proprio orologio interno, si può essere più o meno produttivi in un preciso momento della giornata. È importante quindi fare una sorta di autoanalisi: una volta compreso come funziona il proprio orologio interno e come l’energia aumenta e diminuisce durante la giornata, è possibile sfruttare queste informazioni per pianificare le differenti attività lavorative in modo più produttivo.

  2. Scegli con cura l’ambiente in cui lavorare. Spesso se ne sottovaluta l’importanza, ma regolare l’ambiente circostante durante lo Smart Working può fare una grande differenza in termini di produttività. Prima di tutto la temperatura: lavorare in un ambiente troppo freddo, o troppo caldo, comporta un dispendio di energia affinché il proprio corpo si regoli di conseguenza.

    Anche la luce, in termini di tipologia e intensità, può influire notevolmente. Il tipo e il livello di rumore è un altro fattore ambientale che può incidere sulla produttività e varia non solo in base alla persona, ma anche dalla tipologia di attività da svolgere in un preciso momento. Uno studio pubblicato dal Journal of Consumer Research rivela che il lavoro creativo è favorito in ambienti caratterizzati da rumore ambientale in quanto incoraggia a pensare fuori dagli schemi. Il silenzio, invece, è più adatto per quelle tipologie di lavoro che richiedono attenzione profonda.

  3. Gestisci al meglio il carico di lavoro. Una volta regolato il proprio ambiente di lavoro ideale e compreso quali sono i momenti della giornata in cui si ha più energia, è possibile iniziare a sperimentare sull’approccio al lavoro stesso.

    In questo senso può tornare utile raggruppare e suddividere le attività. Quando si ha a che fare con diverse tipologie di lavoro da svolgere, raggruppare attività simili in “blocchi” di tempo può favorire la produttività, rispetto al passare da un tipo di lavoro all’altro per tutto il giorno. Attività semplici e di routine possono essere destinate a quei momenti della giornata in cui si ha poca energia oppure tra una riunione e l’altra.
    Un metodo simile consiste anche nel lavorare prima su progetti grandi e lasciare i compiti più piccoli, che non hanno scadenze immediate, nel corso del resto della giornata.

Cos’è il burnout e come evitarlo?

Lavorare in Smart Working può essere un’esperienza meravigliosa, permette di lavorare nell’ambiente migliore e di offrire ai propri colleghi e a tutta l’organizzazione la versione più produttiva di sé. Come rovescio della medaglia, c’è tuttavia la tendenza a lavorare molto di più rispetto al classico lavoro d’ufficio. Inoltre, quando la propria casa diventa il proprio ufficio, è difficile separare la vita lavorativa da quella privata e in questo caso il rischio è di non riuscire a staccarsi dal proprio lavoro. Quando questo avviene è più facile arrivare a una situazione di burnout.

L’Organizzazione Mondiale della Sanità definisce il burnout come “stress cronico sul posto di lavoro” che porta a:

  • esaurimento energetico;
  • maggiore distanza mentale verso il proprio lavoro;
  • scarse prestazioni lavorative.

Raggiungere lo stato di burnout comporta un impatto negativo e duraturo sulla propria produttività, sulla salute e persino sulla felicità. Ecco perché è estremamente importante evitare di arrivare in questo stato. Di seguito riportiamo 4 consigli utili per un migliore approccio al lavoro.

  1. Visualizza il tuo carico di lavoro. Il primo passo per gestire il proprio carico di lavoro è di renderlo il più visuale possibile. Fare anche solo una semplice lista di tutte le attività da fare e in corso consente di avere una vista globale utile a questo scopo.

    Una volta presa coscienza sul proprio carico di lavoro risulta più facile capire e accettare che non è sempre possibile gestire tutto da soli. Si tratta di un’ottima opportunità per incoraggiare il lavoro di squadra all’interno del team.

    Carichi di lavoro eccessivi possono essere quindi rimodulati suddividendo macro compiti in micro attività da delegare a coloro che dispongono di tempo ed energie per affrontarle.

  2. Imposta le priorità in modo efficace. Quasi tutto al giorno d'oggi è una priorità, ed è per questo che si vive in una costante condizione di "multitasking". Questo approccio è tuttavia molto stressante e poco produttivo. Eppure, ci sono ancora tante persone che continuano a lavorare in questo modo e non riescono a smettere.

    Quando tutto è una priorità, nulla è una vera priorità. È importante quindi definire meglio quali sono le cose davvero importanti attraverso un apposito tool per il project management, come Trello per esempio, e l’uso di etichette accurate. L'etichettatura aiuta tutto il team a capire cosa è realmente "critico" in un determinato momento e a gestire meglio la situazione sulla base di urgenze e tempo a disposizione.

  3. Ritaglia dei momenti per l’interazione con i colleghi. Uno degli aspetti più critici nel lavorare in remoto è la mancanza di contatto umano. Molti sottovalutano l’importanza di confrontarsi con i propri colleghi e responsabili. In realtà, mantenere un dialogo con i colleghi è estremamente utile soprattutto per ricevere una spinta morale durante i momenti difficili e avere accesso a un punto di vista differente dal proprio.

    Durante lo Smart Working è buona pratica quindi socializzare con i colleghi e rivolgersi a tutto il team per chiedere consigli e supporto, ma anche per festeggiare piccoli e grandi successi.

  4. Ritaglia dei momenti per te stesso. Avere cura di se stessi è una pratica spesso portata in secondo piano con la scusa di non avere abbastanza tempo. Trascurare questo aspetto, e non fare nulla per limitare lo stress, è in realtà il modo perfetto per ritrovarsi in burnout senza accorgersene.

    Per chi non ha idea da dove iniziare, la mindfulness è un buon punto di partenza. Si può impostare una notifica per se stessi, da condividere anche con i propri colleghi, per ricordarsi di dedicare qualche minuto alla respirazione consapevole: una semplice pratica in grado di portare notevoli benefici sull’umore e sulla produttività.

Agile | 30 marzo 2020

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