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20 aprile 2020

Come adattare gli OKR durante l’emergenza Coronavirus

Per le aziende che già utilizzano il framework Objective & Key Results (OKR), uno dei principali rischi è di ritornare a vecchi modelli di gestione caratterizzati da un approccio di comando e controllo. Per evitare che questo accada, vi suggeriamo alcuni consigli su come impostare gli OKR durante questo periodo di crisi.

L’emergenza sanitaria di questo ultimo periodo sta stravolgendo la vita privata e lavorativa di tutti. È molto probabile che le persone già abituate a lavorare da casa non siano in grado di performare al massimo delle loro capacità. Lavorare “forzatamente” da casa, tutti i giorni e per lunghi periodi, può infatti trasformarsi in una situazione di disagio e anche coloro che sono soliti alla flessibilità e ai vantaggi dello Smart Working, possono iniziare ad avere nostalgia dell’ufficio. Per le persone che invece non sono abituate al lavoro da remoto, può risultare ancora più difficile adattarsi a nuove routine e nuovi strumenti per le loro attività. In questo contesto, i manager devono necessariamente tenere conto dei nuovi fattori in gioco che possono incidere sul benessere e sulla produttività dei collaboratori come l’abbassamento del morale e il rischio di burnout.

È fondamentale quindi che le aziende facciano di tutto per far sentire le persone al sicuro e per ridurre, per quanto possibile, il carico cognitivo. I Manager devono essere in grado di aiutare i dipendenti, attraverso un miglior allineamento sugli aggiornamenti aziendali e sugli obiettivi da raggiungere. In questo scenario i leader devono chiedersi: come possiamo fornire le condizioni ideali affinché tutti i collaboratori possano lavorare al meglio?

Per molte organizzazioni, che da tempo adottano il framework Objective & Key Results (OKR), uno dei principali rischi di oggi è che i manager tornino ai vecchi modelli di gestione in cui predomina comando e controllo. L’impossibilità di vedere fisicamente i propri collaboratori non deve scatenare, in alcun modo, la paranoia che le attività lavorative quotidiane non vengano portate avanti con lo stesso impegno rispetto al classico scenario d’ufficio. Esercitare un controllo ossessivo risulta controproducente: comporta uno spreco di risorse per i manager e un senso di sfiducia per i collaboratori coinvolti. Per evitare ciò, approfondiamo il metodo OKR con alcuni suggerimenti su come adattarlo durante questo difficile periodo.

Pianificazione basata sui risultati e approccio alla sperimentazione

È opportuno chiarire che gli OKR non sono uno strumento per gestire le attività delle persone, si tratta invece di un valido tool per aiutare le aziende ad adottare una pianificazione basata sui risultati che si intende ottenere.

I risultati chiave devono offrire valore e vantaggi non solo all’azienda e ai suoi dipendenti, ma anche ai suoi clienti.

La pianificazione basata sui risultati è il trampolino di lancio per un cambiamento notevole nella cultura aziendale: invece che dare ai dipendenti dei progetti da consegnare, il framework pone l’attenzione su problemi da risolvere offrendo alle persone l’autonomia di sperimentare idee diverse fino a quando non si trova l’approccio giusto per risolverli.

La sperimentazione come approccio generale è una delle principali tecniche per affrontare l’incertezza, tipica di questo ultimo periodo di emergenza.

La pianificazione basata sui risultati e la cultura basata sulla sperimentazione vanno di pari passo. Per questo motivo diventa fondamentale, per le aziende che desiderano ridurre i rischi, insegnare ai propri dipendenti il giusto approccio alla sperimentazione.

Impostare gli OKR secondo l’approccio discovery-driven

La pianificazione discovery-driven è un tool utile per pianificare progetti ad alto potenziale, le cui prospettive sono inizialmente incerte. L’approccio riconosce il fatto che, all’inizio di un piano in un contesto incerto, si hanno poche certezze e si fanno molte supposizioni. 

La pianificazione discovery-driven può aiutare nella definizione degli OKR seguendo cinque step:

  1. Esplicitare le ipotesi. è opportuno riunire tutti coloro che stanno lavorando a uno specifico problema, oppure a una opportunità, ed elencare tutti i presupposti alla base del mercato di riferimento, dei clienti, delle revenue e così via.
  2. Iterare il primo step con gli stakeholder per approfondire eventuali tutti gli aspetti fondamentali.
  3. Impostare gli OKR sulla base delle ipotesi.
  4. Rivedere regolarmente le ipotesi fatte sulla base di evidenze acquisite nel tempo per regolare i risultati chiave o addirittura ridefinire gli OKR da zero.

Come stabilire degli obiettivi realistici quando i fattori esterni hanno una notevole influenza?

In questo ultimo periodo, i trend di molte metriche sono estremamente fuori controllo e ciò rende ancora più difficile, per aziende e team, stabilire opportuni obiettivi in grado di coinvolgere le persone al 100%. In questo contesto si aprono due scenari: da una parte c’è il rischio di stabilire obiettivi impossibili da raggiungere (a meno che le condizioni economiche globali non si ristabiliscano completamente nel giro di breve tempo); dall’altra parte si rischia di stabilire obiettivi troppo poco ambiziosi e che non portano nessun valore aggiunto per le persone coinvolte.

In periodi di grande incertezza, come questo, suggeriamo quattro tecniche, che possono essere combinate fra loro, per stabilire obiettivi realistici e sfidanti al tempo stesso.

  1. Dato il livello di incertezza è probabile che alcuni risultati chiave, stabiliti prima della fase di lock-down, potrebbero non essere più raggiungibili (ed è plausibile pensare che le persone non siano emotivamente coinvolte nel raggiungerli). Alcuni di questi saranno quindi obiettivi aspirazionali, non perché risultano molto ambiziosi, ma perché saranno imprevedibili. In questo caso è opportuno associare l'etichetta "Aspirazionale" vicino ogni risultato chiave di questa categoria, in modo tale che tutti i collaboratori ne siano a conoscenza.

  2. Soprattutto in questo periodo, le aziende dovrebbero valutare la possibilità di impostare i cosiddetti "obiettivi relativi", nati dal confronto con attività di benchmark, al posto degli "obiettivi assoluti" che si basano invece sulle prestazioni passate, le quali potrebbero risultare poco rilevanti.

  3. Una terza tecnica prevede di fissare obiettivi trimestrali con revisioni mensili: invece di effettuare un ciclo completo di impostazione OKR, i team possono in questo caso rivedere i propri obiettivi sulla base di nuove evidenze emerse nel corso del tempo.

  4. Una tecnica utile per fissare obiettivi più ambiziosi nel tempo, consiste nel rivedere i propri OKR alzando l’asticella di uno o più obiettivi da raggiungere se, nel corso del trimestre, ci si rende conto di essere troppo vicini al loro raggiungimento.

Impostare la giusta cadenza degli OKR

Data la situazione odierna, molte aziende potrebbero chiedersi se sia più necessario concentrarsi, temporaneamente, solo sul breve termine e adottare OKR mensili o bi-settimanali. Attraverso i suggerimenti precedentemente discussi, è possibile ridurre anche di molto la necessità di cadenzare gli OKR in cicli brevi. In ogni caso è fondamentale non lasciarsi sopraffare eccessivamente dal contesto mutevole, ma mantenere sempre un focus sugli obiettivi generali, rivedendoli quando necessario.

Nel framework OKR si è soliti utilizzare cadenze nidificate per bilanciare gli obiettivi di breve e lungo termine. Solitamente le organizzazioni impostano OKR annuali di alto livello per tutta l’azienda e OKR trimestrali per i team di lavoro; il tutto con check-in settimanali o bi-settimanali per il monitoraggio dei risultati.

Il contesto di questo periodo potrebbe portare a rivedere i cicli sopra riportati come segue:

  • passare da OKR annuali di alto livello a OKR semestrali;
  • mantenere gli OKR trimestrali per i team di lavoro con revisioni mensili degli obiettivi impostati.
  • mantenere i check-in di monitoraggio dei risultati su base settimanale o bi-settimanale.

Boraso e gli OKR

L’adozione del metodo Objective & Key Results in Boraso da ormai diversi anni, ci ha permesso di essere più concreti nel lavoro quotidiano e di passare da un ragionamento per task a lavorare davvero per obiettivi. Questo framework ci ha dato inoltre il grande vantaggio di valorizzare le capacità di tutti attraverso una maggiore fiducia e autonomia. 

In questo ultimo periodo gli OKR si confermano un valido tool per pianificare le attività e far fronte alle difficoltà quotidiane. È fondamentale non sovraccaricare le persone con obiettivi che, a causa della crisi, sono diventati irraggiungibili, ma focalizzarsi invece su obiettivi ambiziosi e realistici in grado di portare valore aggiunto all’azienda e ai clienti. Allo stesso modo è importante mantenere un occhio di riguardo per i collaboratori dell’azienda, con OKR specifici che aiutano a mantenere alto il morale e saldo lo spirito di squadra.

Conclusioni

Quando si è sopraffatti dalla confusione e dall’incertezza è fondamentale rivolgere lo sguardo solo sugli obiettivi, ma ciò è possibile solo se sono stati fissati in precedenze e sono presenti delle linee guida. Le aziende che ancora non hanno OKR ben definiti, o un framework che permetta loro di essere focalizzate su ciò che è davvero importante, rischiano di soccombere ad attività che, potenzialmente, non porteranno nessun valore aggiunto.

Agile | 20 aprile 2020

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